Otomasi Perpustakaan adalah sebuah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Otomasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.
KOMPONEN OTOMASI PERPUSTAKAAN
Sebuah Sistem Otomasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3 (Tiga) bagian, yaitu :
1. Pangkalan Data
2. User/Pengguna
3. Perangkat Otomasi
Pangkalan Data
Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sudah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeks-an akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
User/Pengguna
Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :
1. Supervisor.
Merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.
2. Operator Administrasi.
Beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat ditangani oleh operator ini.
3. Operator Pengadaan dan Pengolahan.
Untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku dan label punggung.
4. Operator Sirkulasi.
Operator ini bertugas untuk melayani pengguna yang hendak meminjam/memperpanjang/mengembalikan koleksi ataupun yang hendak membayar tanggungan denda.
Perangkat Otomasi
Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses otomasi.
Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
1. Perangkat Keras
2. Perangkat Lunak Otomasi
Tanpa adanya dua perangkat ini secara memadai maka proses otomasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.
Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dsb. Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.
Berikut ini adalah spesifikasi minimalis untuk sebuah komputer yang hendak digunakan dalam proses otomasi :
• Pentium II 450 MHz
• Memori 128 MB
• HD 10 Gbyte
• Monitor 14 Inc, minimal 16 color
• Printer Dot Matrix. & Ink Jet
• Barcode Scanner (Optional)
• WebCam (Optional)
Untuk perpustakaan yang besar maka perlu ada perangkat tambahan guna melengkapi perangkat diatas, yaitu :
* LAN Card.
Digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer. Aplikasi perangkat lunak otomasinya biasanya berjenis klien-server.
* Sistem Security Gateway.
Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang dibawa pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan benar.
Perangkat Lunak Otomasi (Software)
Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses otomasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.
Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak ini, antara lain :
1. Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak otomasi.
2. Menggunakan perangkat lunak gratis atau opensource, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, dsb. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan perpustakaan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi kebutuhan di tempat kerja.
3. Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana untuk membeli perangkat lunak.
KOMPONEN OTOMASI PERPUSTAKAAN
Sebuah Sistem Otomasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3 (Tiga) bagian, yaitu :
1. Pangkalan Data
2. User/Pengguna
3. Perangkat Otomasi
Pangkalan Data
Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sudah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeks-an akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
User/Pengguna
Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :
1. Supervisor.
Merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.
2. Operator Administrasi.
Beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat ditangani oleh operator ini.
3. Operator Pengadaan dan Pengolahan.
Untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku dan label punggung.
4. Operator Sirkulasi.
Operator ini bertugas untuk melayani pengguna yang hendak meminjam/memperpanjang/mengembalikan koleksi ataupun yang hendak membayar tanggungan denda.
Perangkat Otomasi
Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses otomasi.
Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
1. Perangkat Keras
2. Perangkat Lunak Otomasi
Tanpa adanya dua perangkat ini secara memadai maka proses otomasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.
Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dsb. Sebuah komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai proses otomasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.
Berikut ini adalah spesifikasi minimalis untuk sebuah komputer yang hendak digunakan dalam proses otomasi :
• Pentium II 450 MHz
• Memori 128 MB
• HD 10 Gbyte
• Monitor 14 Inc, minimal 16 color
• Printer Dot Matrix. & Ink Jet
• Barcode Scanner (Optional)
• WebCam (Optional)
Untuk perpustakaan yang besar maka perlu ada perangkat tambahan guna melengkapi perangkat diatas, yaitu :
* LAN Card.
Digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer. Aplikasi perangkat lunak otomasinya biasanya berjenis klien-server.
* Sistem Security Gateway.
Digunakan untuk melakukan sensor terhadap buku yang keluar masuk perpustakaan. Sensor akan berbunyi jika buku yang dibawa pengguna tidak melewati proses sirkulasi dengan benar.
Perangkat Lunak Otomasi (Software)
Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses otomasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.
Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak ini, antara lain :
1. Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak otomasi.
2. Menggunakan perangkat lunak gratis atau opensource, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, dsb. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan perpustakaan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi kebutuhan di tempat kerja.
3. Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana untuk membeli perangkat lunak.
0 comments:
Post a Comment